Jak wybrać procesy do automatyzacji w biurze rachunkowym? Poradnik krok po kroku

Automatyzacja procesów to temat, który od kilku lat dominuje konferencje dedykowane biurom rachunkowym. Wiele firm szuka sposobów na oszczędność czasu, redukcję błędów i zwiększenie efektywności. Ale jak się do tego zabrać? Które procesy warto zautomatyzować, a które lepiej zostawić w rękach człowieka? Oto prosty poradnik krok po kroku, który pomoże Ci znaleźć odpowiedzi.

1. Zrozum swoje procesy

Pierwszym krokiem do automatyzacji jest dokładne przeanalizowanie tego, jak działa Twoje biuro. Zadaj sobie pytanie: jakie zadania wykonujemy codziennie, a które raz na jakiś czas? Co zabiera najwięcej czasu, a co często wymaga poprawek?

Dobrym pomysłem jest stworzenie mapy procesów, czyli graficznego przedstawienia kroków, które wykonujesz w codziennej pracy. Na przykład, jak wygląda proces księgowania faktur zakupowych? Od momentu, gdy dokument trafi na Twoje biurko, aż do zaksięgowania – rozrysuj wszystkie etapy. Dzięki temu łatwiej dostrzeżesz, które fragmenty tego procesu są powtarzalne i mogą być zautomatyzowane.

2. Oceń potencjał automatyzacji

W dobie AI zautomatyzować można każdy proces, ale nie każda automatyzacja się opłaca. Najlepiej sprawdzają się te procesy, które:

Są powtarzalne (np. księgowanie faktur).

Zabierają dużo czasu (np. generowanie raportów finansowych).

Są podatne na błędy ludzkie (np. ręczne wprowadzanie danych).

Warto też pomyśleć o tym, jakie efekty przyniesie automatyzacja. Czy dzięki niej zaoszczędzisz czas, poprawisz dokładność lub uwolnisz zespół od nużących zadań? Jeśli tak – to proces wart uwagi!

3. Wybierz odpowiednie technologie

Automatyzacja to szereg różnego rodzaju technologii. Oto kilka z nich:

RPA: Idealne do procesów opartych na regułach, takich jak księgowanie faktur czy generowanie deklaracji VAT.

OCR: Świetne do digitalizacji dokumentów, np. skanowania faktur papierowych i przekształcania ich w pliki cyfrowe.

Low-code/no-code: Pozwala tworzyć proste aplikacje wspierające procesy wewnętrzne, bez potrzeby zaawansowanej wiedzy technicznej.

Gotowe boty: rozwiązania przygotowane specjalnie do wykonywania konkretnego zadania np. księgowania wyciągów bankowych.

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki procesu i Twoich potrzeb.

4. Uwzględnij budżet i zasoby

Automatyzacja to inwestycja, która może się szybko zwrócić, ale wymaga nakładów – zarówno finansowych, jak i czasowych. Zastanów się, czy masz w zespole osoby, które będą mogły zająć się analizą potrzeb i wdrożeniem, czy może lepiej skorzystać z pomocy specjalistów. Pamiętaj, że współpraca z doświadczonym partnerem często pozwala uniknąć kosztownych błędów i znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie.

5. Zacznij od pilotażu

Nie musisz od razu automatyzować wszystkiego. Zacznij od jednego lub dwóch procesów – najlepiej tych, które mają największy potencjał do poprawy. Na przykład:

Archiwizacja dokumentów ubezpieczeniowych z PUE ZUS.

Księgowanie faktur zakupowych.

Księgowanie wyciągów bankowych.

Przetestuj wybrane rozwiązania, monitoruj wyniki i wprowadzaj poprawki, jeśli to konieczne. Dopiero potem przechodź do kolejnych procesów. Po pierwszych doświadczeniach automatyzacja kolejnych procesów będzie o wiele prostsza.

Przykłady procesów w biurze rachunkowym nadających się do automatyzacji

Na koniec kilka inspiracji. Oto procesy, które najczęściej automatyzują biura rachunkowe:

Digitalizacja dokumentów: OCR może przekształcić stosy papierowych faktur w uporządkowaną bazę danych.

Generowanie raportów: Automatyczne tworzenie podsumowań finansowych na podstawie danych z systemów księgowych.

Przygotowywanie deklaracji VAT: Roboty mogą wypełniać deklaracje szybciej i bezbłędnie.

Weryfikacja płatności: Automatyczna kontrola, czy wszystkie faktury zostały opłacone na czas.

Obsługa JPK: Przygotowywanie plików JPK i ich wysyłka do urzędów skarbowych.

Automatyzacja procesów w biurach rachunkowych nie musi być trudna. Kluczem jest dokładne zrozumienie, które zadania można usprawnić i jakie technologie najlepiej się do tego nadają. Zacznij od małych kroków, przetestuj rozwiązania i monitoruj efekty. Każdy zautomatyzowany proces to mniej pracy dla Twojego zespołu i więcej czasu na rozwijanie biznesu.

Chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji procesów w Twoim biurze? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy!