Jak obliczyć, czy automatyzacja procesu biznesowego się opłaca?

Automatyzacja procesów biznesowych staje się standardem – w końcu nikt nie chce odstawać od konkurencji, która, jak wiadomo, nie śpi – tylko automatyzuje! Jednak nie zawsze jest to rozwiązanie, które – nomen omen – automatycznie przynosi korzyści. Kluczowym krokiem przed podjęciem decyzji o automatyzacji jest dokładna analiza opłacalności tego przedsięwzięcia. W tym artykule omówimy, jak przeprowadzić taką analizę krok po kroku.

Krok 1: Zidentyfikowanie procesu do automatyzacji

Zanim przystąpisz do obliczeń, musisz wybrać proces, który rozważasz pod kątem automatyzacji. Idealny proces do automatyzacji powinien być powtarzalny, podatny na błędy ludzkie, czasochłonny i o wysokim wolumenie. Przykłady to przetwarzanie faktur, raportowanie finansowe czy obsługa klienta.

Aby mieć podstawę do dalszych prac, przeanalizuj i opisz krok po kroku, jak obecnie wygląda proces, który chcesz zautomatyzować. Zwróć uwagę na liczbę zaangażowanych osób, czas potrzebny na wykonanie każdej czynności oraz częstotliwość, z jaką proces ten jest wykonywany.

Krok 2: Obliczenie kosztów obecnego procesu

Oblicz koszty pracy związane z ręcznym wykonywaniem procesu. Uwzględnij liczbę pracowników, którzy są zaangażowani w proces, ich wynagrodzenie oraz czas potrzebny na wykonanie zadania.

Przykład: Jeśli 5 pracowników poświęca 10 godzin tygodniowo na proces, a średnia stawka godzinowa wynosi 50 zł, to tygodniowy koszt pracy wynosi:

5 pracowników x 10 godzin x 50 zł = 2500 zł.

Ale to nie wszystko. Zastanów się, ile błędów powstaje w trakcie ręcznego wykonywania procesu oraz jakie są koszty ich naprawy. Mogą to być koszty związane z dodatkowymi godzinami pracy, obniżeniem jakości usług lub utratą klientów.

Uwzględnij także inne koszty związane z wykonywaniem procesu, takie jak zużycie materiałów, energii, oprogramowania lub sprzętu.

Krok 3: Szacowanie kosztów automatyzacji

Oblicz jednorazowe koszty związane z wdrożeniem automatyzacji, takie jak zakup oprogramowania, integracja z istniejącymi systemami, szkolenie pracowników oraz ewentualne koszty konsultingu.

Uwzględnij koszty związane z bieżącym utrzymaniem zautomatyzowanego procesu, takie jak opłaty licencyjne, wsparcie techniczne, aktualizacje oraz konserwacja systemów. Ważne jest, aby przewidzieć te koszty na dłuższy okres, np. 3-5 lat.

Zautomatyzowane systemy mogą wymagać okresowego przestoju na konserwację lub naprawy. Uwzględnij potencjalne koszty związane z przestojami oraz ewentualnymi problemami technicznymi.

Krok 4: Obliczenie zwrotu z inwestycji (ROI)

ROI można obliczyć za pomocą wzoru:

Zysk z inwestycji to oszczędności wynikające z automatyzacji procesu, a koszt inwestycji to suma kosztów wdrożenia i utrzymania.

Przykład: Jeśli obecne koszty ręcznego procesu wynoszą 100 000 zł rocznie, a koszty automatyzacji wynoszą 50 000 zł (wdrożenie) i 20 000 zł rocznie (utrzymanie), to ROI wyniesie:

To oznacza, że w ciągu roku zwrot z inwestycji wyniesie 60%, co sugeruje, że automatyzacja jest opłacalna.

Krok 5: Ocena niematerialnych korzyści i ryzyk

Automatyzacja może przyczynić się do skrócenia czasu realizacji procesów, poprawy jakości oraz zwiększenia satysfakcji klientów. Te korzyści mogą być trudne do zmierzenia, ale mają realny wpływ na działanie firmy i należy uwzględnić je przy podejmowaniu decyzji o automatyzacji. Zmienia to perspektywę na automatyzację – z cięcia kosztów na kreowanie wartości dodanej.
Warto również wspomnieć, że automatyzacja może pomóc w spełnieniu wymogów prawnych i regulacyjnych, co może zapobiec potencjalnym karom i wzmocnić reputację firmy.

Automatyzacja niesie za sobą także ryzyka – związane z awariami technicznymi, zmianami regulacyjnymi oraz oporem ze strony pracowników. Ważne jest, aby te ryzyka również uwzględnić w analizie.

Krok 6: Podjęcie decyzji: automatyzować czy nie

Przeanalizuj, czy oszczędności i korzyści wynikające z automatyzacji przewyższają koszty oraz potencjalne ryzyka. Zastanów się, jakie są długoterminowe cele firmy oraz jak automatyzacja wpisuje się w te cele. Czy automatyzacja pozwoli na lepsze wykorzystanie zasobów i rozwój firmy?
Na podstawie przeprowadzonej analizy podejmij świadomą decyzję o automatyzacji lub rezygnacji z tego rozwiązania.

Podsumowując…

Automatyzacja procesów biznesowych może przynieść znaczące korzyści, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze przemyślana i oparta na rzetelnej analizie opłacalności. Przy dokładnym podejściu do tego zagadnienia możesz podjąć świadomą decyzję, która przyniesie firmie realne zyski.