Jak zaoszczędzić czas i ponad 4 500 zł do końca roku? Praktyczny case automatyzacji w biurze rachunkowym

Początek roku w większości branż to czas podsumowań, planów i budżetów. W biurach rachunkowych – to czas biegu z przeszkodami. PIT-y, bilanse, deklaracje, ZUS-y, a do tego maile od klientów, którzy „tylko na chwilkę” i „jeszcze jedno pytanie”.

Każdy dzień to walka z zegarkiem. Dlatego coraz więcej właścicieli biur rachunkowych zadaje sobie pytanie: co mogę zrobić, żeby drugi kwartał nie był walką o przetrwanie?

Odpowiedź nie leży w zatrudnieniu kolejnej osoby (bo kto ją wdroży?) ani w pracy po godzinach (bo ile można). Kluczem jest automatyzacja. Ale nie jako modne hasło, tylko jako konkretne narzędzie, które przejmuje powtarzalne obowiązki. I nie chodzi o obietnice producentów o „przełomie w branży”, tylko o realne liczby: ile czasu i pieniędzy da się zaoszczędzić – i jak szybko.

Ten tekst to nie ogólna teoria, a business case z wyliczeniem zysków, strat i efektów wdrożenia automatyzacji na przykładzie biura rachunkowego obsługującego 50 klientów.

Zacznijmy od realiów

Właściciele biur wiedzą jedno – większość pracy ich zespołu nie polega dziś na interpretacji przepisów czy analizie finansowej. Polega na powtarzaniu tych samych czynności: logowaniu się do PUE, pobieraniu dokumentów, wrzucaniu ich do folderów, kopiowaniu informacji o podatkach i ręcznym pisaniu maili do klientów. Przez to pracownicy są wiecznie w niedoczasie, a ich kompetencje są wykorzystywane w połowie. To jakby zatrudnić doświadczonego mechanika, żeby skręcał śruby w kółkach rowerowych.

Nie chodzi o to, żeby te działania przestać wykonywać. Chodzi o to, żeby nie musiał robić ich człowiek.

Co można zautomatyzować? I czy się to opłaca?

Dzięki rozwiązaniom takim jak e-Asystent Księgowej od Cobotily da się dziś automatyzować konkretne, wyraźnie zdefiniowane procesy:

Pobieranie i archiwizacja dokumentów z PUE

Ściąganie e-ZLA i przypisywanie ich do odpowiednich klientów

Generowanie maili z informacją o podatkach i załącznikiem do przelewu

Tworzenie gotowych dokumentów po rozliczeniu klientów i zapisywanie ich w odpowiednich folderach

Każdy z tych procesów to kilka, a czasem kilkanaście minut zaoszczędzonych na jednym kliencie miesięcznie. Przy 50 klientach robi się z tego realna liczba.

Przeliczmy to na złotówki

Przyjmijmy, że wszystkie 4 zautomatyzowane zadania to jedna godzina pracy mniej miesięcznie na jednego klienta (bardzo ostrożne założenie – często to więcej). Daje to 50 godzin miesięcznie dla całego biura.

Stawka godzinowa młodszej księgowej przy średnim wynagrodzeniu brutto 5 400 zł to 32,14 zł za godzinę. Miesięczna oszczędność: 1 607 zł. Koszt abonamentu na pakiet botów (e-Asystent Księgowej Complex): 1 100 zł.

Zysk miesięczny? 507 zł. W ciągu dziewięciu miesięcy (kwiecień–grudzień) – 4 563 zł. Ale to tylko „na papierze”. W praktyce zyskujesz więcej.

Gdzie naprawdę widać efekty?

Po pierwsze – odzyskany czas to nie tylko pieniądze. To mniej pracy po godzinach, mniej nerwów, mniej pośpiechu. Możesz przeznaczyć go na klientów premium, doradztwo, rozwój usług. Możesz zająć się analizą, która rzeczywiście coś wnosi – zamiast odświeżania PUE co 30 minut.

Po drugie – lepiej uporządkowane dane to mniejsze ryzyko błędu. Bot nie pominie załącznika, nie wpisze złej kwoty, nie zapomni zapisać pliku we właściwym folderze. W razie kontroli – masz porządek, a nie chaotyczne zbiory.

Po trzecie – zespół odczuwa realną ulgę. Mniej frustracji, mniej monotonii, więcej czasu na kontakt z klientem czy rozwój. A to oznacza mniejszą rotację i większą satysfakcję z pracy.

Ale czy to działa w praktyce?

Tak. Narzędzia takie jak Cobotily nie są tworzone z myślą o „innowacyjnych rozwiązaniach dla jutra”, tylko z myślą o realnej pracy w biurach rachunkowych. Są używane już teraz – przez biura, które miały dość powtarzania tych samych czynności po kilkadziesiąt razy dziennie.

Nie trzeba zatrudniać specjalisty IT ani przebudowywać całej organizacji. Nie trzeba „zmieniać mentalności zespołu”. Wystarczy włączyć gotowe narzędzie, skonfigurować, wskazać foldery i konta – a potem odpuścić. Bot zrobi swoje.

Co dokładnie potrafi e-Asystent Księgowej?

Za rozwiązaniem Cobotily stoi bardzo prosta idea: odciążyć pracownika od tego, co powtarzalne, przewidywalne i czasochłonne. Firma oferuje zestaw gotowych botów, które wykonują za ludzi to, co do tej pory robiono ręcznie – ale bez błędów i bez przestojów.

e-Asystent Księgowej to pakiet narzędzi stworzonych specjalnie z myślą o biurach rachunkowych. Boty działają w tle i przejmują wiele codziennych obowiązków:

Bot Generator – po rozliczeniu klienta automatycznie tworzy dokumenty, zapisuje je w odpowiednim folderze i porządkuje. Dzięki temu nie trzeba już każdorazowo otwierać programu, kopiować danych i szukać miejsca na dysku – wszystko ląduje tam, gdzie trzeba, gotowe na kontrolę lub zapytanie klienta.

Bot e-ZLA – sam pobiera zwolnienia lekarskie z PUE ZUS i zapisuje je we wskazanej lokalizacji. Do tego umożliwia szybki import do systemu kadrowo-płacowego, co upraszcza i przyspiesza rozliczenia.

Bot Archiwizator – regularnie ściąga dokumenty z PUE i zapisuje je w ustalonym miejscu, porządkując archiwum i eliminując ryzyko, że coś zginie. Jeśli wpadnie kontrola – wszystko jest pod ręką.

Bot InfoPodatnik – pobiera dane o wysokości podatków i składek zdrowotnych z systemu księgowego, a następnie przygotowuje spersonalizowane wiadomości dla klientów. Można do nich od razu dodać gotowy druk przelewu, żeby ograniczyć liczbę telefonów i maili z pytaniami „ile i do kiedy”.

To wszystko działa automatycznie, zgodnie z harmonogramem i konfiguracją. Nie trzeba klikać, sprawdzać, kopiować, przeklejać. Wystarczy raz ustawić – i można zająć się rzeczami, które naprawdę wymagają ludzkiego spojrzenia.

Co, jeśli prowadzisz mniejsze biuro?

Jeśli masz mniejszą liczbę klientów – zwrot z inwestycji będzie niższy, ale dalej widoczny. Nie chodzi wyłącznie o pieniądze, ale o komfort pracy i bezpieczeństwo procesów. A przy rosnących wymaganiach klientów i zmianach w przepisach, każdy sposób na odciążenie zespołu ma dziś znaczenie.

Poza tym, nawet jeśli dziś masz 20 klientów – z automatyzacją możesz bez stresu obsłużyć 30. Albo 40. Bez konieczności zatrudniania nowej osoby.

Wniosek? Nie trzeba czekać do kolejnego roku.

Najlepszy moment na wdrożenie automatyzacji to nie „po sezonie”, tylko w sezonie – wtedy, gdy pracownicy są najbardziej obciążeni, a każda godzina ma znaczenie. To wtedy zobaczysz, że nawet proste usprawnienia robią dużą różnicę.

Jeśli chcesz się przekonać, czy taki model działa w Twoim biurze – warto przetestować go właśnie teraz. Zamiast po raz kolejny gasić pożary w styczniu i lutym, zacznij budować system, który pozwoli Ci oddychać w kolejnych latach.